Política de Compliance – Instituto Ovidio Machado

Instituto Ovídio Machado – IOM

COMPLIANCE. Mais que um documento meramente formal destinado a estabelecer determinantes e balizadores legais, para nós que fazemos o Instituto Ovídio Machado – IOM – trata-se de uma carta compromisso com a moral, com a ética e com a boa gestão de capitais públicos e privados, promotora de oportunidades humanas, social e ambientalmente corretas e sustentáveis qualificadoras da vida planetária.

PALAVRA DA PRESIDENTE

Esta é a nossa “bússola ética e moral” de Conduta e ela formaliza as diretrizes dos comportamentos e atitudes esperadas no nosso ambiente de trabalho e nas nossas atividades sociais e laborais diárias, com práticas coerentes com nossas políticas, estratégias de negócios e com os valores que norteiam nosso jeito de ser, fazer e influir desde a fundação do Instituto Ovídio Machado lá em 2016. Somos uma organização que se relaciona com diferentes públicos e nossa reputação inquestionável, pautada pelo trabalho sério e competente, confirma o compromisso assumido desde o início do Instituto, de agirmos, todos, de acordo com nossos princípios éticos e nossas crenças, em todas as situações. Cada colaborador (a) do time do Instituto Ovídio Machado – IOM – é responsável pelo cumprimento diligente deste Código de Conduta e por fortalecer nossa cultura de legalidade, impessoalidade, moralidade, transparência, eficiência, confiança, respeito, responsabilidade, compromisso e colaboração. É importante que cada um de nós leia e entenda este documento e reflita em que medida lhe damos cumprimento na nossa atividade profissional, tanto individual quanto como coletivamente. Nosso sucesso geral começa com a atitude responsável de cada um de nós! E é esse compromisso que eu e o Comitê Diretor do IOM queremos firmar com cada um dos colaboradores da nossa exitosa equipe de vencedoras e de vencedores. Lancemo-nos, pois ao trabalho dando sempre o nosso melhor em favor da construção de um outro mundo mais justo, humano, possível e urgentemente necessário. Adriana Meireles

INTRODUÇÃO

O presente Código de Condutas tem por objetivo definir as diretrizes de comportamento dos colaboradores Instituto Ovídio Machado e terceiros (clientes, prestadores de serviços, fornecedores, parceiros, órgãos públicos e instituições privadas em geral) e apresentar os valores e os princípios que regem as atividades do IOM, visando assegurar um padrão de integridade e de correção nos nossos relacionamentos e atuações. O Instituto mantém postura ética, transparente, íntegra e que respeita a diversidade no desenvolvimento de suas atividades e espera que os colaboradores do seu time, sejam eles, contratados ou voluntários, e seus terceiros tenham essa preocupação e sigam os padrões de ética e de conduta aqui estabelecidos. O Código norteador é de conhecimento e cumprimento obrigatório de todos com quem o IOM se relaciona, tais como os colaboradores do time do Instituto e terceiros, a fim de garantir que todos estejam engajados no objetivo de mitigar situações de risco ao Instituto. Esse código é suplementar às políticas e procedimentos do Instituto Ovídio Machado que estejam em vigor. Além disso, também tem por objetivo promover a CONFORMIDADE com as seguintes leis:

Lei Brasileira Anticorrupção (nº 12.846/2013), juntamente com o Decreto nº 8.420/2015); • Lei Antitruste (nº 12.529/2011);
Lei de Licitações e Contratos Administrativos (nº 8.666/1993 e Lei nº 14.133/2021));
Lei de Improbidade Administrativa (nº 8.249/1992) e Marco Regulatório das organizações da Sociedade Civil (Lei nº 13.019/2014)
Lei de Lavagem de Dinheiro (Lei nº 9.613/1998);
Lei geral de proteção de dados pessoais – LGPD (Lei nº 13.709/2018)
Outras aplicáveis às atividades do Instituto Ovídio Machado.

Seu descumprimento pode resultar em aplicação de medidas disciplinares e/ou penalidades cabíveis com base nas políticas do IOM, na legislação trabalhista, civil e penal, na legislação nacional e internacional, aplicáveis, inclusive, as leis de prevenção e de combate à corrupção e de lavagem de dinheiro, conforme o caso.

MISSÃO

O Instituto Ovídio Machado – IOM – é uma associação civil sem fins lucrativos, que tem como objetivo geral a promoção da qualidade de vida das pessoas, dos demais seres vivos e do meio ambiente pleno através da elaboração e gestão de projetos nas áreas da saúde, educação, cultura, geração sustentável de oportunidades e renda de modo a impactar positivamente sobre indivíduos e comunidades. No desenvolvimento de suas atividades, os colaboradores do time IOM e terceiros são responsáveis por:

Desenvolver as suas atividades com atitude de quem é responsável pelo sucesso, cumprindo todas as regras em vigor, desenvolvendo o trabalho com primazia e atendendo todos os padrões éticos e de qualidade.
Buscar o mais alto grau de performance, aperfeiçoando as práticas do dia a dia, prezando pela qualidade no resultado de cada projeto desenvolvido pelo Instituto e atividades a ele inerentes. • Inovar à medida que propõe novos caminhos, saídas e projetos que agreguem valor à nossa instituição e aos afins e projetos por nós desenvolvidos, com a expectativa de trazer resultados positivos que auxiliem na superação dos objetivos e revelem caminhos capazes de contribuir para o sucesso da missão do IOM.

VALORES

Os valores característicos fundamentais que constituem o DNA do Instituto Ovídio Machado – IOM – representam a nossa forma de ser, de fazer e de existir e é o que nos distingue administrativa, institucional, moral e eticamente enquanto organização social. São estes valores que nos levarão onde queremos e precisamos chegar para transformar as vidas de milhares, quiçá, milhões de brasileiros e brasileiras e até possíveis além fronteiras e sobre esses valores que passaremos a discorrer:

AUTONOMIA COM COMPROMISSO – É ter uma mentalidade diferenciada, de quem acredita na organização e dela participa movida(o) pela certeza de que é parte intrínseca constituinte, como alguém que veste a camisa e deseja ver a empresa prosperar como um todo. Envolve comprometimento, responsabilidade por suas ações, visão ampla da organização, alta colaboração e iniciativa, reconhecimento e transparência.
PRIMAR PELA SIMPLICIDADE EFICIENTE – É planejar, sistematizar e operacionalizar todas as ações requeridas e necessárias pautadas na agilidade eficiente e operacional, com objetividade e menos esforço e gastos, sem, contudo, jamais comprometer a incessante busca da excelência, de modo a alcançar exitosamente o maior bem-estar ao nosso público alvo.
COLETIVIDADE – FAZER JUNTOS – É a experiência de estar, discutir e produzir com o outro para contribuir ativa e efetivamente com um objetivo comum, independentemente da posição que ocupa na organização. É manter a escuta ativa, cultivar a confiança e a transparência, respeitar a contribuição de todos, estender a mão, oferecer e pedir ajuda.
INOVAÇÃO: BUSCAR SEMPRE O NOVO E O MELHOR – É ser proativo ao buscar oportunidades para além das suas atividades que tragam impacto positivo à estratégia, qualificação do cumprimento das missões e sustentabilidade da organização. É assumir seus erros e aprender com eles sem se deixar intimidar dinte dos desafios de seguir “perseguindo a necessária mudança quantitativa e qualitativa.
FOCAR NAS SOLUÇÕES E NOS MELHORES RESULTADOS – É a capacidade e disposição para alcançar os resultados desejados, com o menor gasto de tempo e recursos considerando a ética e valores individuais e coletivos. É colocar toda a sua energia e se empenhar para que os objetivos sejam superados.

COMITÊ DE COMPLIANCE

O Instituto Ovídio Machado conta com um Comitê de Compliance formado por membros permanentes representados pelo Compliance Officer, Analista de Compliance, 1 integrante do Jurídico, STI, Administrativo/RH, pelo vice-presidente corporativo e dois integrantes rotativos. O Comitê atuará com total independência e autonomia, sendo sua interpretação ao Código de Conduta e decisões absolutas e imediatamente executáveis. O Comitê se reunirá trimestralmente, a fim de avaliar a aplicação e cumprimento das disposições do Código de Conduta, bem como para deliberar quais medidas deverão ser tomadas no âmbito das denúncias relatadas pelo Compliance Officer. O Comitê é responsável, dentre outras atividades, pela revisão periódica deste Código de Conduta e políticas institucionais, pela aplicação de controles para garantir conformidade com as políticas estabelecidas e por deliberar sobre as denúncias recebidas, respeitado o dever de sigilo em relação ao conteúdo e aos envolvidos nas denúncias. Os seus membros têm garantia contra punições arbitrárias assegurando-lhes, sempre, o direito à ampla defesa e ao contraditório. A eventual identificação de ato de improbidade ou corrupção deverá ser reportada pelo Comitê de Compliance às autoridades competentes.

COMPLIANCE OFFICER

Nomeado pelos membros do Comitê de Compliance, o Compliance Officer:

Reportará ao Comitê de Compliance suas considerações e propostas;
Terá acesso aos documentos de diferentes áreas do Instituto;
Estabelecerá e implementará plano de comunicação e treinamento para fortalecer a aderência à cultura de compliance e o cumprimento de normas internas e/ou externas;
Atualizará periodicamente o Código de Conduta e criará e/ou atualizará políticas institucionais; • Encaminhará o relatório produzido pela empresa responsável por receber, tratar e investigar as denúncias para deliberação do Comitê de Compliance;
Divulgará internamente o Canal de Ética e os meios pelos quais pode ser feita uma denúncia; • Prestará esclarecimentos acerca das diretrizes e aplicação do Código de Conduta;
Realizará, utilizando-se de todos os meios disponíveis, o monitoramento do Programa de Integridade;
Realizará fiscalizações periódicas, por amostragem, para identificar novos riscos, detectar o grau de eficiência dos atuais controles e se certificar do cumprimento integral do Código de Conduta;
Reportará ao Comitê de Compliance eventual identificação ou suspeita de ato de improbidade ou corrupção.

MEIO AMBIENTE

O Instituto Ovídio Machado valoriza o meio ambiente e está comprometido com as melhores práticas ambientais, visando melhorar a eficiência do consumo de energia, minimizar a produção de lixo e emissões de gases e ruídos, bem como minimizar os demais impactos sócio ambientais. Por isso, visamos sempre a utilização de recursos naturais de forma sustentável, por exemplo: utilizamos materiais biodegradáveis recicláveis e de fácil decomposição, tanto no nosso dia a dia como nos eventos que realizamos, e incentivamos que nossos colaboradores a que façam o mesmo, quer em suas casas, quer nos seus ambientes de trabalho. Mantemos rigoroso controle quanto o desperdício de água e energia. O Instituto busca atuar com terceiros que compartilhem da mesma preocupação e que tenham uma atitude proativa na gestão de riscos ambientais, gerindo o uso de recursos naturais de forma sustentável.

RELACIONAMENTO COM A ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA – O Instituto Ovídio Machado – IOM – mantém diálogo aberto, franco e construtivo com a Administração Pública, em qualquer nível, como fornecedora ou na condição de cliente, com a mesma isenção e transparência dispensadas ao setor privado. Ao nos relacionarmos com a Administração Pública, os colaboradores do time IOM e terceiros devem procurar sempre observar as regras e as diretrizes fixadas na Política Anticorrupção do Instituto Ovídio Machado que se encontra em documento à parte e à disposição para consulta na Rede do IOM, vide link(…)

CONTRATAÇÃO DE TERCEIROS – A contratação de terceiros, a qualquer título, segue a política de verificação e análise prévia daqueles demandados ou a que se destina. Ainda, o time responsável pela contratação deverá realizar atualizações periódicas cadastrais dos terceiros contratados, anualmente, de forma a verificar se os requisitos pré estabelecidos permanecem em vigor e seguem sendo efetivamente observados. O IOM considera nos processos de contratação com terceiros a aderência aos princípios e regras de conduta descritos nesse código e deverá recomendar aos seus prestadores de serviço e fornecedores a adoção de programa de integridade. Os terceiros deverão ter acesso ao nosso Código de Conduta e Política Anticorrupção conforme se encontram disponíveis no link seguinte (…) e deverão cumprir o quanto disposto nestes documentos e na legislação aplicável durante todo o prazo da contratação, sob pena de rescisão imediata do contrato antes firmado. Essas políticas sofrem alterações periodicamente e deverão ser consultadas sempre que necessário. Qualquer alteração no local de acesso desses documentos será devidamente informada pelo Instituto.

USO E PORTE DE SUBSTÂNCIAS PROIBIDAS OU DANOSAS NO AMBIENTE DE TRABALHO – É expressamente proibido o uso de bebidas alcoólicas (exceto em celebrações corporativas com a expressa autorização institucional), drogas, fumígeros (cigarro, cigarrilha, cachimbo, charutos e derivados ou correlatos) nas dependências do IOM, bem como a permanência de colaboradores do time do Instituto e terceiros em estado de embriaguez ou em estado alterado pelo uso dessas substâncias. Exceto pelos terceiros que, em razão de suas atividades, estiverem autorizados a utilizar armamentos ou similares dispositivos de segurança, não é permitido o uso de quaisquer armas de fogo ou de outra espécie nas dependências do Instituto. O Instituto Ovídio Machado adota política de tolerância zero quanto a:

Violências e ameaças de violências, seja online ou off-line, incluindo, mas não se limitando a, incitação à hostilidade contra qualquer indivíduo, colaborador ou não do Instituto, incentivo a autoagressão e postar ou ameaçar publicar informações de identificação pessoal de outras pessoas online;
Desrespeito a qualquer direito fundamental do ser humano, inclusive ao direito das pessoas à privacidade;
Desrespeito a pessoas com necessidades especiais e doenças físicas ou mentais;
Insultar, constranger, humilhar ou menosprezar os outros;
Atacar alguém por suas opiniões, crenças, opções, status social, faixa etária e/ou ideias;
Linguagem prejudicial, discriminatória, pejorativa ou ofensiva;
Contato físico ou avanço sexual inoportunos, o que inclui: piadas sexistas, machistas, homofóbicas, transfóbicas, racistas ou de qualquer natureza ofensiva; imagens e comentários sexualizados e/ou ofensivo em interações, comunicações ou materiais de apresentação, toques inadequados, tocar uma pessoa sem permissão, incluindo áreas sensíveis, como cabelo, a barriga de mulheres grávidas, tatuagens, dispositivo de mobilidade (cadeira de rodas, bengalas, próteses, etc.), bloquear fisicamente ou intimidar uma pessoa, contato físico ou contato físico simulado (por exemplo, mensagens, e-mails… com insinuação sexual e/ou ofensivos), compartilhamento e a distribuição de imagens/ texto sexualizados e/ou ofensivos.

PROIBIÇÃO À PRÁTICA DE CORRUPÇÃO E DE SUBORNO – Ressalta-se que atos de corrupção são expressamente vedados pelo Instituto Ovídio Machado. Nossos colaboradores não podem oferecer, prometer ou dar qualquer coisa de valor, sua ou do IOM, direta ou indiretamente, para qualquer terceiro – incluindo agente de governo ou autoridade, nacional ou internacional – com os quais o Instituto tenha se relacionado, esteja se relacionando ou possa vir a se relacionar, para assegurar vantagem imprópria para si, para o Instituto ou para outrem. Neste quesito, é importante definir algumas regras:

Quaisquer despesas com patrocínio político são expressamente vedadas;
Quaisquer despesas com doações devem ser informadas ao Compliance Officer, sendo vedada a destinação de recursos para custear as práticas de ilícitos;
O gasto ou reembolso de despesas depende de autorização do superior ou área competente; • Deverá ser realizada auditoria interna periodicamente;
Qualquer pessoa do Instituto não pode dificultar ou intervir em fiscalização realizada por agentes ou órgãos públicos, bem como não pode fraudar, manipular ou impedir licitações e contratações, de qualquer tipo, relacionados a órgãos governamentais em qualquer instância, ou a obtenção de licenças, autorizações ou permissões perante órgãos públicos. Sempre que necessário, qualquer pessoa relacionada ao Instituto deverá comunicar formalmente ao canal de ética quando determinada situação e/ ou operação contrariar as limitações estabelecidas ou apresentar indícios ou traços de ilicitude, para que as medidas adequadas sejam tomadas.

DIVERSIDADE E INCLUSÃO – As pessoas relacionadas ao Instituto Ovídio Machado assumem o compromisso de promover a igualdade e harmonia entre as pessoas de diferentes sexos, etnias, convicções políticas, nacionalidades, faixas etárias, orientações sexuais, raças, religiões, cores, idades, condições especiais e os portadores de qualquer deficiência, praticando a tolerância e a integração e buscando a harmonia em seu ambiente de trabalho.

SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO – O acesso aos computadores, à internet e e-mail profissional dar-se-á, exclusivamente, pelos meios autorizados, configurados pelo STI e é disponibilizado para uso exclusivo nas atividades relacionadas ao Instituto. As questões relativas ao gerenciamento e ao uso, por parte dos colaboradores do time do Instituto e terceiros de e-mail, equipamentos de informática, multimídia, comunicação e similares, rede VPN, internet, bem como informações produzidas e/ou armazenadas nos sistemas de informática e nos equipamentos do Instituto são de sua exclusiva propriedade. Por isso, a qualquer tempo, é reservado ao Instituto o direito de acessá-las e de revisá-las, exceto quando limitado por lei ou acordo expressamente firmado. Os colaboradores devem evitar o uso de instrumentos pessoais para atividades profissionais, por exemplo, o uso do WhatsApp pessoal, privilegiando, portanto, o software de comunicação disponibilizado pelo Instituto. Os colaboradores do time também deverão evitar a realização de atividades paralelas durante o horário de trabalho. É também proibido:

Enviar mensagens não solicitadas;
Enviar mensagem por correio eletrônico usando o nome de usuário de outra pessoa ou endereço de correio eletrônico que não esteja autorizado a utilizar;
Divulgar informações confidenciais do Instituto;
Produzir, transmitir ou divulgar mensagem que contenha qualquer ato ou forneça orientação que conflite ou contrarie os interesses do Instituto;
Contenha ameaças ou outra extensão que represente um risco à segurança;
Vise obter acesso não autorizado a outro computador, servidor ou rede;
Seja de caráter calunioso, difamatório, degradante, infame, ofensivo, violento, ameaçador, pornográfico entre outros.

COMUNICAÇÃO

As iniciativas de comunicação têm como objetivo dar publicidade e garantir a transparência de todas as ações de compliance implementadas pelo IOM, além de orientar, conscientizar e esclarecer eventuais dúvidas dos diversos públicos de interesse.

A comunicação clara e contínua estimula a promoção da cultura de compliance, de forma que todos se sintam responsáveis por tais ações do Instituto.

Adicionalmente, com tempo e condições favoráveis, planejamos implantar nossa intranet, página específica sobre os temas de compliance onde é possível consultar as principais ações implementadas, orientações corporativas, demais procedimentos internos, legislações e documentos importantes como o Código de Conduta Ética e o Programa de compliance.

MARCAS E PROPRIEDADE INTELECTUAL DE OPINIÃO Todos os logotipos, marcas, imagens e demais direitos utilizados pelo Instituto Ovídio Machado são de titularidade da nossa instituição – IOM – que, cabendo apenas e tão somente a nós autorizar seu uso de forma específica e individual ou coletivamente. Por isso, os colaboradores do time do Instituto e terceiros autorizados devem utilizar esses direitos nos termos dos contratos e parcerias que vierem a ser formalizados entre o IOM e terceiros.

COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL E MANIFESTAÇÃO –O Instituto Ovídio Machado se manifesta publicamente através dos porta-vozes que foram definidos dentre os colaboradores do time do IOM. Os profissionais destacados para essa responsabilidade devem passar por treinamento e alinhamento constante de mensagens e da estratégia da organização para que possam refletir e representar publicamente o Instituto com responsabilidade e em consonância com as diretrizes da organização, incluindo aquelas presentes neste Código de Conduta. Os colaboradores do time do Instituto e terceiros são incentivados a apoiar as nossas causas e a divulgar as ações e as atividades do IOM, observando, para tanto, as diretrizes sobre o tema contidas nas políticas internas. Quaisquer manifestações públicas realizadas pelos colaboradores do time do Instituto e terceiros que expressem opiniões de natureza política, aparência física, situação familiar, identidade ou expressão de gênero, estado civil, sexo, orientação sexual, língua materna, idade, capacidade, deficiência, raça e/ ou etnia, nacionalidade, condição socioeconômica, religião (ou falta dela) e/ou qualquer outra dimensão da diversidade ou ainda, sobre qualquer tema que possa estar de alguma forma ligado ao Instituto ou seus parceiros, sob qualquer forma, seja por meio de artigos, entrevistas, conferências ou nas redes sociais devem ser veiculadas unicamente como manifestação pessoal, sem qualquer relação, menção ou vinculação do Instituto Ovídio Machado.

CONFLITO DE INTERESSES – Toda situação na qual algum colaborador do time do Instituto Ovídio Machado, terceiro ou qualquer outra pessoa ligada ao IOM não sejam parte neutra em relação ao assunto em discussão e que, por isso, podem influenciar ou tomar decisões motivadas por interesses conflitantes com os do Instituto, deve ser evitada. É fundamental que os interesses dos colaboradores do time do Instituto e terceiros não sejam conflitantes com os interesses do IOM. Para tanto, os colaboradores do time do Instituto e terceiros devem se abster de:

Participar de processos decisórios de contratações e/ou parcerias com empresas e/ou organizações as quais tenham, como sócios ou dirigentes, pessoas com quem mantenham relação de parentesco natural (vínculo sanguíneo) ou civil (vínculo decorrente de um fato jurídico, como o casamento ou similar).
Usar de sua posição no Instituto para apropriar-se de oportunidades de negócios empresariais para seu benefício, de membros de sua família ou de terceiros;
Desenvolver atividades paralelas e conflitantes com aquelas desenvolvidas pelo Instituto;
Contratar terceiros com interesse particular. Parentes do time do Instituto poderão ser contratados como colaboradores ou prestadores de serviços, desde que o parente que já trabalha no Instituto não participe do processo seletivo, e não seja para trabalhar dentro de sua mesma área.

DENÚNCIA E APURAÇÃO – Todos os colaboradores do time do Instituto Ovídio Machado e terceiros são responsáveis pela aplicação dos preceitos contidos nessa ferramenta de COMPLIANCE em todas as suas relações profissionais. Sendo assim, todos deverão firmar adesão formal ao Código de Conduta, se comprometendo em cumprir as normas deste dispositivo e de eventuais atualizações do documento em questão, cabendo ao Instituto disponibilizar suas novas versões no seu sítio próprio bem como em outros acessos possíveis. Caso os colaboradores do time do Instituto ou terceiros tenham dúvidas quanto ao enquadramento de uma situação em relação a esse Código de Conduta, ou seja, se determinada conduta se caracteriza ou não como desvio aos preceitos nele estabelecidos, uma consulta poderá ser feita ao Compliance Officer pelo e-mail (criar a digitar aqui). Em caso de suspeita de descumprimento das políticas deste COMPLIANCE ou da legislação aplicável, os colaboradores do time do Instituto ou terceiros deverão formular denúncias no canal de ética, acessível pelo link: (criar e digitar aqui), as quais serão tratadas com discrição e sigilo, garantindo-se o anonimato bem como aa lisura de todo o processo, a ampla defesa e o contraditório. Nenhuma denúncia ficará sem apuração e/ou resposta e poderá ser acompanhada pelo sistema disponibilizado pelo canal de ética.

Esta ferramenta de COMPLIANCE entra em vigor na data de veiculação em nossos meios de comunicação e revoga quaisquer normas e procedimentos em contrário.

OBSERVAÇÃO: Não consta dessa proposta a prática das auditorias – interna e externa – cabendo à diretoria se manifestar sobre o assunto que certamente concorre para solidificar ainda mais a imagem e a lisura do IOM em todas as suas ações.